El Archivo Histórico del Magdalena Grande, es uno de los patrimonios más importantes que tiene el departamento y, por eso el interés de todos los actores en salvaguardar esta información y datos importantes para que permanezca en el tiempo.
Por: Harinton De Armas
Redacción EL INFORMADOR
El Archivo Histórico del Magdalena Grande, es uno de los patrimonios más importantes que tiene el departamento, por el sin número de documentos de gran importancia, que datan de siglos de antaño y que abarcan los departamentos de La Guajira, Cesar y Magdalena.
Parte de su restauración estuvo a cargo del Ministerio de Cultura con la articulación de la Gobernación del Magdalena y el Archivo General de la Nación, a finales del 2016; fue entregado en Bogotá para el disfrute de la comunidad.
EL INFORMADOR, consultó a Matilde Maestre Rivas, exjefe de la Oficina Asesora de Cultura del Magdalena, quien señaló que fue importante que parte de la memoria histórica de los magdalenenses fuera recuperada por el Archivo General de la Nación. “por eso custodiamos la disposición de los documentos que nos entregaron en su momento”.
Para esa época y en el marco de la política de preservación del patrimonio documental, se restauraron y digitalizaron los 99 primeros tomos de la Notaría Primera de Santa Marta.
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Este proceso de recuperación de este valioso Archivo, se seleccionó para una primera fase de intervención entre el (2015-2016); los protocolos notariales por ser los documentos más antiguos que custodia, que datan desde 1788 a 1907, fueron priorizaros por su gran importancia. Hay que señalar que entre los documentos se encontraron escrituras de venta de bienes inmuebles, de compra-venta, libertad de esclavos, protesta contra mar y viento, el reconocimiento de hijos naturales, los matrimonios civiles e hipotecas, entre otros.
Estos primeros 99 tomos que le fueron entregados a la Gobernación del Magdalena, está compuesto por documentación de tres de los departamentos de la Región Caribe: Guajira, Cesar y Magdalena, y alberga un aproximado de 1.600 metros lineales de documentación.
La recuperación
Tratamientos de limpieza superficial para retirar el polvo y suciedad acumulada durante años, desinfección para inactivar el biodeterioro, hidratación del soporte, eliminación de materiales agregados (cintas, elementos metálicos), ubicación de fragmentos y refuerzos estructurales, son algunos de los procesos que se realizaron folio a folio en el laboratorio de conservación y restauración del Archivo General de la Nación, con materiales compatibles con las características de los documentos para recuperar su estabilidad física y estructural.
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“Procesos de restauración en los que, a partir de criterios muy definidos y respetuosos con la documentación, historiadores, restauradores, encuadernadores, biólogos, químicos y técnicos en digitalización, pusimos nuestros conocimientos técnicos y científicos y también el alma, para darle sentido a cada fragmento de papel encontrado”, dijo la restauradora de Bienes Muebles, Martha Luz Cárdenas, líder del proceso técnico en su momento.
Asimismo, el proyecto de intervención contempló entre otras actividades, la restauración de aquellos protocolos que, de acuerdo con diagnósticos previos, se encontraban con mayor deterioro. Se adelantó el saneamiento de los espacios de depósitos y monitoreo de las condiciones ambientales, procesos que se realizaron en la ciudad de Santa Marta con el fin de tomar las medidas necesarias que garanticen la conservación definitiva de la documentación restaurada y del resto del Archivo Histórico del Magdalena Grande.
Las instalaciones
Luego de iniciar el proceso de restauración del Archivo Histórico del Magdalena Grande y con una inversión de más de 6 mil millones en modernización, el Gobierno Nacional lo exaltó como uno de los mejores del país en gestión documental.
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Los más de 13 millones de folios que estaban en avanzado deterioro, hoy reposan en cómodos estantes y anaqueles, con los más altos estándares de seguridad y normas técnicas de archivística vigentes.
La ubicación es un complejo de bodegas, en la Troncal del Caribe, en que el Archivo Central del Magdalena cuenta con detectores de humo, trampas para ratas, circuito cerrado de televisión y equipos de seguridad para trabajos en altura. Allí reposan desde 2019.
El Dato: Hay que recordar que el Archivo Histórico del Magdalena Grande, vivió un periodo de crisis a raíz de una querella interpuesta por la Diócesis de Santa Marta, alegando presuntamente que ellos eran propietarios de ese inmueble. La realidad es que a la Diócesis le pertenecía únicamente la Capilla del San Juan de Dios en la que se realizaban las actividades propias del clero como las eucaristías, bautizos, confirmación y las religiosas quienes asistían en labores propias del antiguo hospital.
El exsecretario general del Departamento del Magdalena, Álvaro Méndez Navarro, destacó en su momento la importancia de esta obra en materia de gestión documental, puesto que no solo permite conocer la ubicación de cada documento, sino que, además agiliza el sistema de consulta tanto interno, como por parte de la comunidad magdalenense.
El proceso de archivo
Los archivos son revisados, clasificados, organizados, foliados, digitalizados y finalmente archivados en dos tipos de cajas. La primera permite archivar tomos o documentos pesados y la segunda en cajas tipo nevera donde reposan documentos de consulta frecuente y de fácil acceso.
Un informe reciente del Archivo General de la Nación, ubicó al Magdalena en el puesto 6 a nivel nacional y en el segundo lugar en la Región Caribe en gestión documental – después de Bolívar - gracias a los procesos de modernización implementados recientemente.
Acceso al archivo
La comunidad magdalenense puede acceder al material archivado, haciendo la solicitud respectiva del material que desee observar, los documentos están a disposición del usuario o del funcionario en un tiempo menor a dos horas si es necesario físicamente o menos de media hora si la solicitud del documento es vía digital.
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El archivo implementa el software de gestión documental Infodoc, que cuenta con aplicaciones que permiten desarrollar los procesos de radicación, digitalización, indexación, préstamos y creación de expedientes virtuales, herramientas indispensables para el cumplimiento de las funciones de sus funcionarios y colaboradores.
Por último, el Archivo General de la Nación le entregó a la ciudad de Santa Marta y al país entero un valioso patrimonio documental restaurado y digitalizado. Es de vital importancia que la historia de la región Caribe, siga con la construcción y reafirmación de su identidad a nivel nacional, y con esta digitalización se conservarán los originales y el Archivo, mantendrá su permanencia en el tiempo, para que las futuras generaciones los puedan apreciar, conocer y disfrutar.
Historia
La Expedición Padilla firmó y entregó en Santa Marta la Declaración sobre el Archivo Histórico del Magdalena Grande, el archivo más valioso del Caribe colombiano a punto de perderse con información que se remonta a los últimos años del siglo XVIII.
El 26 septiembre de 2011, Alberto Abelló, director de la Expedición Padilla presentó ante el Director del Banco de la República de Santa Marta, Joaquín Viloria;Adelaida Sourdis, Miembro de la junta del Archivo General de la Nación; el Capitán Cesar Martínez de la Armada Nacional; Rafael Vergara, representante a Alcaldía de Cartagena; Fidel Vargas Salcedo, Secretario de Cultura y Turismo del Departamento del Magdalena; Wilfredo Padilla, historiador y curador del Museo Etnográfico del Magdalena y un nutrido público del Archivo Histórico del Magdalena Grande, estudiantes y medios de comunicación, la declaración con la cual la comunidad académica y autoridades civiles manifestaban su preocupación por el estado de abandono y deterioro en que se encuentra el Archivo Histórico del Magdalena Grande.