Existe una enfermedad silenciosa que se propaga como un virus letal, consumiendo valiosos recursos y socavando la productividad de las organizaciones. Se trata de la ‘reunionitis’, un síndrome caracterizado por la celebración excesiva e improductiva de reuniones. Este fenómeno contemporáneo que se extiende sin cesar, absorbiendo el tiempo de los empleados y aniquilando su productividad se manifiesta en la carencia de una agenda clara, objetivos definidos o incluso de participantes relevantes. Esta falta de estructura provoca discusiones estériles y prolongadas, sin llegar a conclusiones significativas ni acciones concretas.
"La reunionitis es un mal que afecta a numerosas organizaciones. Las citas se convierten en un fin en sí mismas, sin un propósito claro ni resultados tangibles", afirma Patrick Lencioni, reconocido autor en el ámbito de la gestión empresarial y el liderazgo de equipos. El resultado es un derroche de tiempo y recursos, con empleados atrapados en un ciclo interminable de encuentros que no aportan valor. La fatiga de juntas se apodera de ellos, disminuyendo su energía y entusiasmo por el trabajo. "Las reuniones improductivas no solo desperdician el tiempo de los empleados, sino que también generan una sensación de frustración y desmotivación en el equipo. Es crucial abordar este problema y promover una cultura de agendas efectivas", sostiene el mismo autor.
Ante esta situación, es imperativo que las organizaciones tomen medidas contundentes para poner fin a esta particular calamidad corporativa. En primer lugar, establecer una agenda clara y compartirla con antelación es fundamental. De esta manera, se enfocará la discusión en temas relevantes y se evitará caer en divagaciones infructuosas. "Una reunión sin una agenda clara es como un barco sin rumbo. Es esencial definir los temas a tratar y los objetivos que se desean lograr", advierte Michael Mankins, autor de renombre en gestión de equipos y transformación de prácticas empresariales.
Además, es primordial convocar únicamente a las personas necesarias para cada reunión, evitando la presencia de "invitados de cortesía" que solo desvían la atención y dilatan los tiempos de debate. Asimismo, limitar la duración de las agendas y fomentar la puntualidad son medidas que contribuyen a una gestión más eficiente del tiempo. No menos importante es asignar un moderador o facilitador que garantice el cumplimiento de la agenda y el respeto por los tiempos establecidos. Esta figura será responsable de mantener el enfoque, moderar las discusiones y tomar notas precisas de los acuerdos y acciones definidas durante los encuentros.
Por último, es esencial evaluar regularmente la necesidad de celebrar reuniones y explorar alternativas más eficientes, como el uso de herramientas de colaboración en línea o correos electrónicos. Estas alternativas permiten una comunicación más ágil y evitan la interrupción constante del flujo de trabajo. Al establecer agendas claras, invitar a participantes significativos, limitar la duración, hacer un seguimiento de las acciones acordadas y explorar opciones tecnológicas, las organizaciones podrán erradicar este desafío persistente y alcanzar un nivel óptimo de productividad.
Acorde con lo anterior, es responsabilidad de los líderes y directivos corporativos fomentar una cultura en la que las reuniones sean efectivas, enfocadas y productivas. En este sentido, David Allen, prominente autor estadounidense y consultor en gestión del tiempo y productividad, menciona “el tiempo es el recurso más valioso en el mundo de los negocios. Su gestión eficiente es clave para lograr la productividad y éxito en las organizaciones. Es necesario adoptar estrategias contundentes para optimizarlo y priorizar las tareas que realmente agregan valor”.
Comunicador corporativo. Apasionado por los viajes, la música electrónica, la cultura glocal, la tecnología y los negocios inteligentes.