13 millones de documentos debidamente ubicados en anaqueles dentro de una bodega con todos los adelantos tecnológicos hacen del archivo del Departamento uno de los dos mejores del Caribe.
Desde hace un año viene abierto al público el renovado archivo documental del Departamento del Magdalena, un trabajo de recopilación de información que inició en el 2015 y que ha sido exaltado gracias a su organización por el Archivo General de la Nación.
Más de 13 millones de folios reposan con todos los cuidados debidos en una bodega ubicada en la Troncal del Caribe y en el que se puede hallar información documental del departamento de Magdalena como archivos de tesorería, inventario, historias laborales de las diferentes dependencias de la administración departamental desde las primeras gobernaciones del siglo veinte.
Así se encontraba desde hace muchos años el material del archivo del Magdalena, abandonado a su suerte.
Con temperatura ideal para conservar el papel, detectores de humo, cámaras de seguridad, trampas para roedores, además de un software para la digitalización de los documentos que permite no solo conocer internamente la disposición en el archivo sino su durabilidad a través del tiempo, han hecho que el Programa de Gestión Documental sea considerado no de los dos mejores del Caribe colombiano.
Ese proceso de renovación de material en avanzado deterioro tuvo una inversión de seis mil millones de pesos.
Acceso al archivo
La comunidad magdalenense puede acceder al material archivado, haciendo la solicitud respectiva del material que desee observar, los documentos estarán a disposición del usuario o del funcionario en un tiempo menor a dos horas si es necesario físicamente o menos de media hora si la solicitud del documento es vía digital.
El archivo implementa el software de gestión documental Infodoc, que cuenta con aplicaciones que permiten desarrollar los procesos de radicación, digitalización, indexación, préstamos y creación de expedientes virtuales, herramientas indispensables para el cumplimiento de las funciones de sus funcionarios y colaboradores.
Conservados en bodegas se encuentran 13 millones de archivos documentales pertenecientes a la administración departamental.
El proceso de archivo está compuesto por los siguientes pasos una vez llegan a la bodega:
Revisados, clasificados, organizados, foliados, digitalizados y finalmente archivados en dos tipos de cajas. La primera permite archivar tomos o documentos pesados y la segunda en cajas tipo nevera donde reposan documentos de consulta frecuente y de fácil acceso
Un informe del Archivo General de la Nación, ubicó al Magdalena en el puesto 6 a nivel nacional y en el segundo lugar en la Región Caribe en gestión documental – después de Bolívar - gracias a los procesos de modernización implementados recientemente.