Magdalena asciende al sexto puesto en gestión documental a nivel nacional

El archivo central del Magdalena está ubicado en un complejo de bodegas en la Troncal del Caribe y cuenta con los más altos estándares de seguridad.

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Las inversiones en el proceso de gestión documental superan los 6 mil millones de pesos. Más de 13 millones de folios reposan en la bodega del archivo central bajo las más estrictas medidas técnicas.



La Gobernadora Rosa Cotes en compañía de varios miembros de su gabinete recorrió la sede del archivo central de la Administración Departamental, el cual hace parte de un proceso de modernización.

Más de 13 millones de folios reposan en este archivo, dentro de los que se destacan documentos de historias laborales, de tesorería y de las diferentes dependencias de la Administración Departamental, los cuales se encontraban en avanzado deterioro y que gracias a este proyecto hoy reposan bajo los más altos estándares de seguridad y normas técnicas de archivísticas vigentes.

La Gobernadora destacó la disposición de su gobierno a través de la secretaría General, en invertir una cantidad importante de recursos para la recuperación y disposición segura de todos los documentos.

Por su parte, el secretario General del Departamento, Álvaro Méndez Navarro, destacó la importancia de este proyecto en materia de gestión documental, puesto que no solo permite conocer la ubicación de cada documento sino además agiliza el sistema de consulta tanto interno, como por parte de la comunidad magdalenense, el funcionario explicó que luego de un proceso de solicitud, los documentos estarán a disposición del usuario o del funcionario en un tiempo menor a dos horas si es necesario físicamente o menos de media hora si la solicitud del documento es vía digital.

Mientras tanto, Eduin Padilla, líder de la Área de Gestión Documental, explicó que además de la disposición física y segura de los documentos, estos también se encuentran digitalizados a través de un software lo que permite no solo conocer internamente la disposición en el archivo sino su durabilidad a través del tiempo.
Padilla, señaló que, el archivo central del Magdalena, está ajustado a las normas de archivística dictadas por el Archivo General de la Nación y a las tablas de retención documental la cuales indican la durabilidad y la permanencia de los documentos en dicho archivo.

El proceso de gestión documental implementado por la actual Administración inició en el 2016 con la implementación de la ventanilla única de correspondencia y el sistema Infodoc, el cual permite un manejo adecuado y técnico de los documentos que a diario llegan al Palacio Tayrona.

Proyecto de gestión documental
De acuerdo con Jorge Peralta, coordinador del proyecto de gestión documental, el proceso de archivo de la documentación está compuesto por los siguientes pasos una vez llegan a la bodega, son revisados, luego clasificados, organizados, foliados, digitalizados y finalmente archivados en dos tipos de cajas, la primera permite archivar tomos o documentos pesados y la segunda en cajas tipo nevera donde reposan documentos de consulta frecuente y de fácil acceso.
Los documentos reposan digitalmente en un moderno software que permite la ubicación del documento dentro del archivo lo que agiliza los procesos de consulta tanto a nivel interno en la Administración como por parte de la comunidad.

El archivo central del Magdalena, está ubicado en un complejo de bodegas en la Troncal del Caribe y cuenta con los más altos estándares de seguridad que garantizan el buen estado de los documentos, detectores de humo, trampas para ratas, circuito cerrado de televisión, equipos de seguridad para trabajos en altura y en su operación se han generado más de 150 empleos entre directos e indirectos.

Un informe reciente del Archivo General de la Nación, ubicó al Magdalena en el puesto 6 a nivel nacional y en el segundo lugar en la región Caribe en gestión documental, gracias a los proceso de modernización.


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