El llamado de atención del AGN al archivo de la Alcaldía

El caso que fue denunciado por el secretario General del despacho, Emiro Castro y motivó a una visita de miembros del Archivo General de la Nación para que en acta verificaran el estado deplorable de los papeles. Según el funcionario distrital esto “ha generado complicaciones a la hora de entregar la documentación que requieren los distintos órganos de control”.

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El director (e) del Archivo General de la Nación, AGN, Jorge Cachiotis, sostuvo un encuentro con el alcalde (e) de Santa Marta Andrés Rugeles, con el objetivo de redoblar los esfuerzos en materia de gestión documental, a partir de los hallazgos emitidos por esta entidad.

El director (e) del Archivo General de la Nación, AGN, Jorge Cachiotis sostuvo un encuentro con el alcalde (e) de Santa Marta Andrés Rugeles, con el objetivo de redoblar los esfuerzos por la transparencia que realiza el Distrito en materia de gestión documental, a partir de los hallazgos emitidos por el AGN.

“Hoy, en la reunión con el Dr. Rugeles, al AGN le parece muy importante la gestión que está realizando el alcalde en particular con la suerte de los archivos, los cuales son instrumentos para garantizar el derecho al acceso a la información y las herramientas para combatir la corrupción. La reunión se centró en reforzar las actividades y orientar al país en el quehacer de los archivos para combatir la corrupción”, señaló el director (e) del AGN, Jorge Cachiotis.

El encuentro se hizo semanas después de que el AGN realizara una visita de inspección, control y vigilancia al archivo de la alcaldía distrital de Santa Marta atendiendo la solicitud del alcalde (E), Andrés José Rugeles Pineda, el 13 de mayo del 2019.

Alcaldía no ha cumplido con el plan de mejoramiento

Tal como lo registraron los medios de comunicación locales y nacionales, al término de la visita de control, realizada los días 6 y 7 de junio del presente año, el AGN hace un llamado de atención y determinó que la Alcaldía Distrital no ha cumplido con el plan de mejoramiento propuesto para mitigar los hallazgos determinados en la visita de inspección realizada en el año 2018, sobre dos órdenes perentorias.

El plan de mejoramiento propuesto

La primera orden consiste en mitigar los riesgos eléctricos que se evidenciaron en el archivo de gestión de la Secretaria de Movilidad y en el depósito de archivo de historias laborales de la Secretaría de Educación que actualmente tiene los tacos de la luz expuestos y con el cableado sin recubrimiento. Lo segundo es garantizar las condiciones mínimas de conservación y custodia de los archivos de gestión de la Dirección Jurídica Distrital y la Dirección de Contratación Estatal que se encuentran ubicados en el segundo piso.

El AGN, teniendo en cuenta los riesgos identificados en la alcaldía descritos en los hechos, imparte las siguientes órdenes: la alcaldía deberá levantar el inventario de la totalidad de los archivos que se encuentran en gestión y de los que se encuentran en el archivo central y en ubicaciones diferentes a las sedes de las dependencias de la alcaldía, determinando su ubicación exacta, según el Acuerdo AGN 038 de 2002.

Asimismo, la alcaldía deberá agrupar documentos cargo del despacho del alcalde tales como: actas, informes a entes de vigilancia y control, informes a entidades del estado y actos administrativos, entre otros. En caso de ser requerido, se debe proceder a la reconstrucción de expedientes según el Acuerdo AGN 07 de 2014.
El director (e) del Archivo General de la Nación, AGN, Jorge Cachiotis sostuvo un encuentro con el alcalde (e) de Santa Marta Andrés Rugeles.
El director (e) del Archivo General de la Nación, AGN, Jorge Cachiotis sostuvo un encuentro con el alcalde (e) de Santa Marta Andrés Rugeles.

La alcaldía deberá realizar y enviar al AGN un informe pormenorizado y detallado sobre la contratación de servicios archivísticos desde la vigencia 2014, que incluya: copias digitales de todos los contratos o convenios celebrados en cualquier modalidad de contratación, objetos contractuales, anexos técnicos, pólizas, otrosí y actas de liquidación, evidencia de la metodología y pasos de las intervenciones, productos entregados y sus soportes, estado actual de las intervenciones realizadas, incluyendo los contratos vigentes. Lo anterior según lo determinado en Acuerdo AGN 08 de 2014.

Otro de los compromisos es que la alcaldía deberá realizar y enviar al AGN un informe pormenorizado y detallado sobre el cumplimiento de la gestión de archivos para entidades liquidadas, suprimidas, fusionadas o privatizadas de la alcaldía. Por último, deberá elaborar e implementar el Sistema Integrado de Conservación, SIC, que contenga todos los requerimientos planes y programas, en particular el Diagnóstico Integral de Archivos para conservación documental.

Desde la vigencia 2012, el AGN ha realizado visitas de inspección, control y vigilancia, que incluso han requerido de traslados a la Contraloría General de la República desde el 2016.
En la inspección de marzo de 2018, la Alcaldía Distrital suscribió un Plan de Mejoramiento Archivístico, PMA, en abril de 2018, con el que se esperaba superar los presuntos incumplimientos a las normas. Este plan tenía como fechas de ejecución 16 de abril de 2018 al 30 de junio de 2019.

Sin embargo, el 1 de febrero de 2019, la alcaldía envía un segundo informe de seguimiento de avances al PMA reportando un avance del 48.60%.
Finalmente, el 13 de mayo de 2019, el alcalde (E), Andrés José Rúgeles Pineda solicita una comisión con el fin de adelantar visita de control a los archivos de la Alcaldía Distrital de Santa Marta.

Solicitud a la Gobernación el Magdalena

Por otro lado, en el departamento del Magdalena, el AGN también se encuentra en un proceso de inspección, control y vigilancia sobre la documentación que reposa en la Gobernación de Magdalena, el Archivo histórico del Magdalena Grande y la Alcaldía de Santa Marta, para la recuperación del patrimonio documental, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000.

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